Cách đếm hàng tồn bằng điện thoại không cần máy quét mã vạch.
Đếm riêng từng sản phẩm, cộng hàng trong thùng và hàng lẻ, rồi kiểm tra kết quả bằng CSV. Cách kiểm kê thủ công cho cửa hàng và kho nhỏ.
Để đếm hàng tồn không cần máy quét mã vạch, hãy làm từng kệ, dùng bộ đếm riêng cho mỗi sản phẩm và biến thể, rồi so sánh số lượng với sổ kho. Ứng dụng bộ đếm trên điện thoại giữ các con số. Bạn vẫn phải nhận diện sản phẩm và quyết định hàng nào thuộc phạm vi kiểm kê.
Một lần gián đoạn có thể làm bạn quên số: có người hỏi giá, bạn đặt thùng xuống và không nhớ đã đếm đến đâu. Bộ đếm có tên giữ số lượng. Dấu trên kệ chỉ nơi cần tiếp tục.
Hướng dẫn này dùng Tally Counter, ứng dụng của blog này. Cách thiết lập phù hợp với cửa hàng nhỏ, quầy hàng hoặc một khu kho, nơi một người đếm rồi chuyển kết quả sang bảng tính.
Chuẩn bị một khu vực
Chọn một kệ hoặc khu vực có ranh giới rõ. Tách kích cỡ, màu sắc và biến thể: áo xanh cỡ M và L cần số lượng riêng. Nếu tính cả kho phía sau, ghi rõ vị trí để không đếm hai lần.
Nếu được, tạm dừng bán, nhận và chuyển hàng trong khu vực. Nếu hàng phải di chuyển, ghi riêng sản phẩm, số lượng và thời gian, rồi tính đến những thay đổi đó trước khi so sánh. Bộ đếm không tự nhận biết một lần bán hàng.
Bắt đầu đếm thực tế từ số 0. Giữ số lượng dự kiến trong trang tính riêng. Cộng hàng tìm thấy vào số trong sổ sẽ đếm tồn kho hai lần. Hướng dẫn kiểm kê của Lightspeed giải thích kiểm kê toàn bộ và từng phần.
Đặt tên để có thể kiểm tra về sau
Tạo thư mục Kiểm kê · 5 tháng 10. Tên bộ đếm gồm sản phẩm hoặc SKU, biến thể và vị trí: Cốc · xanh · kệ A. SKU là mã nhận diện biến thể sản phẩm; dùng cùng mã trong bảng tính nếu có.
Với hàng lẻ, đặt bước tăng 1 và giá trị ban đầu 0. Tắt mục tiêu: dừng hoặc đặt lại ở số lượng dự kiến có thể che đi hàng thừa.
Thư mục tách đợt kiểm kê này khỏi các việc khác:
Ba thùng 12 chiếc và năm chiếc lẻ
Bạn thấy ba thùng cốc xanh đầy, mỗi thùng 12 chiếc, và năm cốc lẻ. Kiểm tra bên trong; đếm riêng thùng đã mở hoặc thiếu hàng. Hai bộ đếm trong bản miễn phí là đủ. Cả hai hiển thị số cốc:
| Bộ đếm | Bước tăng | Lượt chạm | Kết quả |
|---|---|---|---|
| Cốc xanh · thùng · kệ A | 12 | 3, một lần mỗi thùng đầy | 36 |
| Cốc xanh · lẻ · kệ A | 1 | 5, một lần mỗi cốc | 5 |
36 + 5 = 41 cốc. Bộ đếm đầu hiển thị 36 chiếc, không phải ba thùng. Đừng nhân thêm lần nữa trong bảng tính.
Chỉ cộng số lượng cùng sản phẩm và cùng đơn vị. Tổng thư mục hữu ích nếu chỉ chứa những bộ đếm này. Cộng cốc, áo và kilôgam len không cho ra tồn kho của sản phẩm nào.
Chế độ nhiều bước tăng của Premium có thể đặt +12 và +1 trên một bộ đếm. Hai bộ đếm với bước riêng dùng được miễn phí.
Để lại dấu để tiếp tục đúng chỗ
Sửa ngay một lần chạm thừa. Với bước 12, nút trừ giảm 12 chiếc; sửa một cốc ở bộ đếm hàng lẻ. Khi nghỉ, khóa bộ đếm và đánh dấu phần vừa đếm xong. Lịch sử giúp kiểm tra thay đổi, nhưng không khôi phục món hàng bạn quên ghi lại.
Nếu dùng nút âm lượng, giữ bộ đếm mở và màn hình sáng. Trên Android, nút chỉ được xử lý khi màn hình bộ đếm đang hoạt động. Hãy thử trước; hướng dẫn chọn bộ đếm Android cũng nói về tiện ích và xuất dữ liệu.
Xuất dữ liệu và kiểm tra chênh lệch
- CSV tổng hợp bộ đếm: một dòng mỗi bộ đếm, có tên, thư mục, giá trị hiện tại, bước và giá trị ban đầu. Hai dòng cốc cộng thành 36 + 5 = 41.
- CSV lịch sử: một dòng mỗi thao tác, có ngày giờ, loại, lượng thay đổi và tổng sau thao tác. Dùng để xem diễn biến của số đếm. Ghi chú lịch sử cần Premium.
Giữ bản xuất gốc và so sánh trong trang tính khác. Dự kiến 40, đếm được 41: chênh lệch +1. Đếm lại sản phẩm và kiểm tra hàng di chuyển trong lúc kiểm kê trước khi sửa sổ kho. Chênh lệch chưa cho biết nguyên nhân.
Đếm, thư mục, bước tùy chỉnh, lịch sử và CSV đều miễn phí. Nhiều bước tăng và PDF thuộc Premium. Xuất trước khi đặt lại. CSV là bản ghi đọc được; để khôi phục bộ đếm và cài đặt, dùng bản sao lưu của ứng dụng.
Khi cần công cụ quản lý kho riêng
Tally Counter giữ số lượng bạn nhập. Nó không quét nhận diện sản phẩm, cập nhật POS hay tự đối chiếu bán hàng. Nếu đã có hệ thống kho, kiểm tra quy trình đếm của nó trước; hướng dẫn Lightspeed minh họa quy trình trong POS.
Bộ đếm ở trên thiết bị của bạn. Nhiều người đếm cùng lúc cần quy trình dùng chung hoặc các khu vực tách biệt, rồi ghép bản ghi sau đó.
Câu hỏi thường gặp
Có thể đếm hàng bằng điện thoại mà không quét mã vạch không? Có. Tự nhận diện sản phẩm, chạm mỗi món hoặc thùng đầy, rồi chuyển tổng vào sổ kho. Điện thoại giữ số, không tự nhận diện hàng.
Làm sao cộng hàng trong thùng và hàng lẻ? Dùng bước bằng số món trong thùng và bộ đếm thứ hai có bước 1 cho cùng sản phẩm. Ba thùng 12 cộng năm món lẻ bằng 41 món.
Tally Counter có dùng ngoại tuyến không? Đếm và lịch sử hoạt động không cần internet hay tài khoản. Lưu CSV trên điện thoại và gửi khi có kết nối nếu cần.
Nên xuất CSV nào khi kiểm kê? Bản tổng hợp cho số lượng cuối, lịch sử cho các thay đổi riêng. Giữ tệp trước khi đặt lại; dùng sao lưu để khôi phục bộ đếm.
Thử một kệ trước
Chọn sản phẩm, bắt đầu từ 0 và đếm kệ dễ kiểm tra bằng tay. Mở bản xuất để kiểm tra tên, đơn vị và số lượng. Sau đó chuyển sang kệ tiếp theo.
Kiểm kê là một trong mười lăm công dụng của bộ đếm. Tải Tally Counter cho iPhone, iPad hoặc Android, hoặc xem tính năng.
